(CLUB-)NIEUWSBRIEF
Een nieuwsbrief is een nuttig communicatiemiddel voor elke schaakclub. Je moet je natuurlijk allereerst afvragen of een nieuwsbrief nuttig is voordat je tijd en kosten gaat maken.
Vervolgens is de vraag wat de gewenste frequentie van de nieuwsbrief is: wekelijks, tweewekelijks, eens per maand of eens per kwartaal. Dit zal met name afhangen van de grootte van de club (aantal leden), het aantal activiteiten van de club en de hoeveelheid informatie die je wilt opnemen.
Tenslotte is het de vraag wie de redacteur wordt die de nieuwsbrief gaat samenstellen en kopiëren. Is dat een extra taak voor de jeugdleider of is er iemand (een ouder of een jeugdlid) die deze taak op zich neemt. Als een aantal vaste medewerkers een bijdrage leveren (mailen!), dan is het met name een taak van de tekst corrigeren en vorm geven. Indien er weinig bijdragen zijn, dan zal de redacteur zelf e.e.a. moeten opvullen hetgeen extra tijd zal kosten.
De distributie is ook een aandachtspunt: [1] moeten de kinderen de nieuwsbrief zelf op de clubavond pakken, [2] stuur je ‘m op per mail of [3] plak je op elk exemplaar een naamsticker (zodat je precies weet wie ‘m laat liggen op de club).
De inhoud van een nieuwsbrief kan je zelf bepalen. Hieronder thema’s die je (elke keer) kan opnemen, maar elke club zal weer een andere keuze maken!
- Logo en naam van de club
- Nummer en datum van de nieuwsbrief
- Colofon (adressen, telefoonnummers, mailadressen bestuurders en trainers)
- Adres en telefoonnummer clubgebouw
- Nummer en tijd waar je jezelf moet afmelden voor de clubavond
- Voorwoord redacteur nieuwsbrief of voorzitter/jeugdleider
- Resultaten toernooien afgelopen periode
- Uitslagen interne en externe competitie
- Standen interne en externe competitie
- Korte verslagen interne, externe of toernooien
- Elo’s of ander cijfermateriaal (regelmatig) publiceren
- Programma / agenda / kalender komende tijd (wedstrijden, toernooien, interne activiteiten: trainingen, competitierondes)
- Toernooiaankondigingen (toernooigegevens, adres, tijden, speelsysteem, individueel opgeven of via de club?)
- Afspraken m.b.t. gemeenschappelijk toernooibezoek opnemen
- Teamsamenstellingen publiceren
- Partij of partijmoment publiceren
- Puzzels om op te lossen (schaken of anderszins)
- Puzzelstand (als je er een competitie van maakt)
- Bestuursinformatie (contributie, besluiten, voorstellen, cursussen, etc.)
- Verhuizingen of andere wijzigingen (telefoon, e-mail)
- Verjaardagskalender
- Ledenlijst (alle gegevens of alleen de telefoonnummers?)
- Oproepen (voor assistentie, partijen, vervoer, barhulp, etc.)
- Schaakmateriaal te koop aanbieden (als club)
- Barrooster (indien de club de bar in eigen beheer heeft)
- Gevonden voorwerpen
- Verwijzing naar de eigen website en/of andere schaaksites
Al met al zal een goede nieuwsbrief de (jeugd-)leden, begeleiders en ouders dermate veel informatie verschaffen dat veel vragen, mails, telefoontjes, problemen en irritaties overbodig zullen worden.
Daarnaast verhoogt een goede informatieverschaffing – door een nieuwsbrief – de betrokkenheid van allen bij de club!